Решения / Приём счетов

Автоматический приём счетов

Агент следит за финансовым ящиком, читает каждый входящий счёт и ведёт живой реестр, которому команда может доверять, — без ручного перенабора строк.

Финансы Обработка документов E-commerce · Профессиональные услуги
12 → 2 мин
ручной работы на документ, на нашем проекте
90–95%
полей извлекается на типовых формах
0
ручного перенабора в реестр
Для кого

Финансовые директора, контролёры и бухгалтеры, обрабатывающие от 20 счетов поставщиков в месяц из почты, порталов и бумажных сканов.

Короткий ответ

Счёт из почты попадает в реестр разобранным за 1–2 минуты. На нашем проекте — 12 минут ручной работы на документ до и 2 после; поля на типовых формах извлекаются с точностью 90–95%.

Проблема

Ввод счетов — дешёвая работа, которая тихо стоит целое состояние.

01

Реестр всегда отстаёт

Счета приходят в трёх форматах по четырём каналам. Их вбивают, когда появляется свободная минута, поэтому картина по кредиторке точна в день закрытия и устарела во все остальные дни.

02

Ошибки всплывают в худший момент

Переставленные цифры в сумме или пропущенный срок оплаты не видны, пока не позвонит поставщик или платёж не уйдёт с опозданием. Стоит не набор текста — стоит последующая сверка.

03

Никто не может сказать, где счёт

Согласование живёт в почтовой переписке. Вопрос «мы это оплатили?» означает спросить человека, и ответ приходит через день.

Как это работает

От триггера до результата, по шагам.

01

Следим за каналами

Агент мониторит финансовый почтовый ящик и любую общую папку или портал поставщика, которые вы укажете. Новые документы подхватываются через минуты после поступления.

02

Читаем документ

Извлечение с учётом вёрстки достаёт поставщика, номер, даты, позиции, суммы, налог и валюту из PDF и сканов — включая кривые, снятые на телефон.

03

Проверяем до принятия

Каждое поле валидируется: арифметика, налоговые ставки, дубли номеров, отсутствующий поставщик, сумма, не сходящаяся с заказом. Всё, что не прошло, уходит человеку с указанием причины.

04

Пишем в ваши системы

Чистые счета проводятся в учётную систему и реестр, исходный файл прикрепляется к записи — аудиторский след не рвётся.

05

Маршрутизируем исключения

То, что агент не решает сам, — незнакомый поставщик, сумма выше порога, расхождение с заказом — уходит на согласование в Slack или почту с разрешением в один клик.

До / после

Что меняется на практике.

Сейчас, руками
×Счета перенабираются из PDF в учётную систему
×Дубли находятся при месячном закрытии, если находятся вообще
×Статус согласования живёт у кого-то в почте
×Сверка в конце месяца занимает дни
Когда автоматизация работает
›Данные извлечены и проведены через минуты после поступления
›Дубли и арифметические ошибки ловятся до проводки
›У каждого счёта есть статус и ответственный
›Реестр точен в любой день месяца
Что вы получаете

Внедрение, а не демо.

›Работающий конвейер приёма, подключённый к вашей почте и учётной системе
›Набор правил валидации под ваших поставщиков и налоговые правила
›Очередь исключений с согласованием в том инструменте, где команда уже работает
›Мониторинг и алерты при падении уверенности извлечения
›Документация и передача — система ваша
На чём построено

Мы строим в вашем стеке, а не переводим вас на свой. Ниже — то, к чему это решение подключается чаще всего. Другие системы — вопрос объёма работ, а не препятствие.

LLM (заменяемая) AWS Textract Gmail API Microsoft 365 QuickBooks Xero NetSuite Postgres n8n
Срок до продакшна4–6 недель
Цена внедренияФиксированная цена
Первый шагБесплатный мини-аудит
Честные ограничения

Когда это решение вам не подходит.

·Меньше примерно 20 счетов в месяц — ручные затраты настолько малы, что окупаемость уходит за год. Мы скажем вам это на мини-аудите.
·Если поставщики уже шлют структурированные электронные счета (Peppol, EDI), основная ценность в маршрутизации, а не в извлечении, — это более дешёвый проект.
·Если сегодня никто не владеет правилами согласования, автоматизация это обнажит, а не починит. Кто что согласует — решаете вы, и это идёт первым.

Что чаще всего спрашивают

На чистых PDF от постоянных поставщиков точность по полям такая, что очередь исключений остаётся короткой. На фотографиях и рукописных документах — нет, и именно поэтому каждое поле несёт оценку уверенности, а документы с низкой уверенностью уходят человеку, а не проводятся. Пороги мы настраиваем на пилоте на ваших счетах, а не на эталонном наборе.

Связанное

Где это стоит в остальной работе.

Услуга
Обработка документов
Более широкая услуга, к которой это относится: извлечение, классификация и маршрутизация документов любого типа.
Кейс
Платформа «документ → проводка»
Месяц клиента закрывается за четыре часа вместо трёх дней, а документ занимает две минуты ручной работы вместо двенадцати.
Решения
Триаж тикетов поддержки
Каждый входящий тикет классифицируется, уходит в команду, которая реально может его решить, и получает черновик ответа, основанный на вашей же базе знаний.
Решения
Классификатор документов и писем
Входящая почта и документы читаются, классифицируются и раскладываются по нужной команде, папке и системе.
Решения
Агент финансового анализа
Расходы разбираются непрерывно, а не в конце месяца: отклонения объяснены, необычные транзакции помечены с причинами, а экономия предложена с цифрами за ней.

Приходите с процессом, который болит.

Мини-аудит бесплатный: разбираем вашу версию этого процесса и прямо говорим, окупится ли автоматизация. Если да — вы получаете объём работ и фиксированную цену.