Закрытие месяца по клиенту занимает четыре часа вместо трёх дней, а документ доходит до проводки за две минуты вместо двенадцати.

Бухгалтер высокой квалификации полдня перепечатывал реквизиты из PDF.

Аутсорсинговая бухгалтерия, 10–15 человек, 30–40 клиентов на обслуживании. Первичка приходила как придётся: почтой, в мессенджерах, пачкой сканов в конце месяца, иногда бумагой. Бухгалтер открывал каждый документ, глазами вынимал контрагента, сумму, налог и дату и вносил их в учётную систему руками. Около двенадцати минут на документ, и половина этого времени — не бухгалтерия, а перепечатывание. Сверка шла тем же способом: банковская выписка с одной стороны, регистр с другой, построчно и глазами. Расхождение находили на третий день закрытия, а на поиск причины уходил ещё день. Часть документов просто терялась между почтой и папкой и всплывала кварталом позже. Работу по клиенту делили на части между несколькими людьми, а не вели от начала до конца, поэтому недостающий документ или необъяснённая строка успевали походить по кругу, прежде чем за них кто-то отвечал. Закрытие упиралось в людей, а не в данные: пик приходился на одни и те же пять дней месяца, и в эти дни фирма не могла взять нового клиента — его некому было отдать.

Один вход для любого документа и сверка, которая не ждёт закрытия.

Тот же стек, что и на остальных наших проектах: Python и Django в ядре, PostgreSQL как источник правды по документу, контрагенту и проводке. Учётную систему мы не меняли — она осталась системой записи и отчётности, платформа обменивается с ней данными. Документ попадает в один вход независимо от канала: почтовый ящик, мессенджер, загрузка, скан. Модель вынимает реквизиты, платформа сверяет их с карточкой контрагента и договором, считает уверенность по каждому полю и либо проводит документ сама, либо кладёт его в очередь на глаз человеку. Низкая уверенность — это не ошибка, это маршрут.

Шесть контуров за три месяца.

Порядок выбирали по деньгам: сначала то, что снимает ручной ввод, потом сверка, потом отчётность.

До и после.

Узким местом был ввод, а не сверка.

Бухгалтер высокой квалификации тратил полдня на перепечатывание реквизитов из PDF, и упиралась пропускная способность фирмы именно в это, а не в сложность учёта. Поэтому первым контуром сделали приём и проводку документов, и только после этого — сверку. Три месяца ушли в основном на обмен с учётной системой и на разбор форм самой первички: у каждого клиента она своя.