Para asesorías contables y departamentos internos eliminamos el retecleo: una única entrada para los documentos vengan por el canal que vengan, lectura automática de los datos y contabilización, una cola de revisión guiada por la confianza y no por carpetas, y conciliación bancaria continua en lugar de al cierre. En nuestro proyecto de contabilidad el mes de un cliente pasó a cerrarse en cuatro horas en lugar de tres días, y un documento en dos minutos de trabajo manual en lugar de doce.
Contraparte, importe, impuesto y fecha se leen con la vista y se teclean de nuevo. Unos doce minutos por documento, y la mitad de eso no es contabilidad.
Correo, mensajería, un lote de escaneos a fin de mes, a veces papel. Entre una bandeja y una carpeta un documento se pierde y reaparece un trimestre después.
El extracto por un lado, el libro por otro, línea a línea y a ojo. Una discrepancia aparece el tercer día y encontrar su causa se lleva otro.
Todos los clientes cierran la misma semana, y esa semana la firma no puede aceptar otro cliente porque no hay a quién dárselo.
Una entrada única para todos los canales, datos leídos y validados contra la ficha de la contraparte y el contrato, y contabilización sin retecleo.
Una cola construida con aquello de lo que el modelo no está seguro o lo que discrepa del contrato, en lugar de una persona abriéndolo todo por orden.
Las líneas del extracto se casan según llegan, y una diferencia se levanta el mismo día en que aparece y no en el cierre.
El sistema sabe qué falta de cada cliente y lo pide, para que nadie dedique la última semana del mes a escribir recordatorios.
para cerrar el mes de un cliente
Leer el caso →por documento entrante
Cliente bajo NDA. Las cifras son del propio cliente, comparando los periodos antes y después del lanzamiento.
Este es el proyecto del caso de arriba, contado como ocurrió y no como un método. Una asesoría contable externalizada, 10–15 personas, 30–40 clientes en cartera. El cuello de botella no era la contabilidad ni la conciliación: era que gente cualificada dedicaba media jornada a reteclear. El orden del trabajo lo marcó el dinero: primero el circuito que elimina la entrada manual, después la conciliación, después los informes.
Correo, mensajería y subidas convergen en una sola cola. Un documento deja de caerse entre canales, y quien reclama al cliente lo que falta ve exactamente qué falta.
Los datos se leen automáticamente y el documento llega al sistema contable sin reteclearse. Doce minutos pasaron a ser dos.
Una persona mira aquello de lo que el modelo no está seguro, o lo que discrepa del contrato, en lugar de mirarlo todo por orden. Confianza baja no es un error, es una ruta.
Las líneas se casan según llegan los extractos, así que una discrepancia aparece el día en que se produce y no el tercer día del cierre.
Los estados se montan y se envían desde el propio sistema, y las respuestas caen en la misma cola de excepciones y no en la bandeja de alguien.
Los informes recurrentes se montan solos y con traza de auditoría: de cada cifra se ve con qué documentos se construyó.
Tres meses, de los cuales la mayor parte se fue en dos cosas poco lucidas: el intercambio con el sistema contable y los formatos de los documentos, distintos en cada cliente. Lo que se quedó con las personas a propósito: la decisión sobre un documento en disputa, la metodología de una operación no estándar, la conversación con el cliente y la firma de las cuentas.
Una o dos semanas. Precio cerrado, descontado íntegro de la construcción.
Precio cerrado contra el alcance que definió la auditoría.
En este proyecto. El rango en nuestros casos es de dos a cuatro meses.
Modelo e infraestructura más mantenimiento. Se mueve con el volumen.
La automatización prepara, valida y explica un asiento. La responsabilidad sobre lo contabilizado y sobre las cuentas se queda con una persona con nombre, y nada del diseño difumina eso.
Donde una regla puede escribirse como regla — umbrales, tratamiento fiscal, codificación — sigue siendo una regla. Los modelos leen documentos, no deciden el tratamiento.
Una línea de informe se puede abrir hasta los documentos con los que se construyó, porque en este sector reconstruir un número es una petición rutinaria, no una excepción.
En una firma que lleva la contabilidad de varios clientes, el acceso, la retención y la región de proceso se fijan por cliente y no por firma, y la entrada los separa desde el primer minuto.
El mayor bloque de tiempo manual del sector, con un ahorro que se puede medir por documento desde el primer día.
Casar según llegan los extractos en lugar de al cierre, lo que saca la caza de discrepancias del camino crítico del mes.
Saber qué debe todavía cada cliente y pedirlo automáticamente: la razón silenciosa por la que se retrasan los cierres.
No decidimos la metodología contable ni damos asesoramiento fiscal. El sistema aplica las reglas que fijan vuestros contables.
No vamos a sustituir un sistema contable que funciona para facilitarnos una automatización: la plataforma se sitúa a su lado.
Si las fichas de contraparte y el plan de cuentas no coinciden entre clientes, primero es un proyecto de datos: la extracción montada encima heredará la discrepancia.
Cada página indica el flujo, los sistemas con los que se integra, cuánto cuesta y cuándo no encaja. Están en inglés.
Reads incoming invoices, checks totals, tax and supplier against the ERP, and posts only what clears the rules.
Pulls figures from the accounting stack into a recurring report, with variance explained in plain language.
Sorts mixed incoming documents by type and routes each one to the queue, folder or system that owns it.
No. En nuestro proyecto de contabilidad siguió siendo el sistema de registro y de informes, y la plataforma intercambia datos con él. Lo que sustituimos es el retecleo que hay delante, que es donde estaban las horas.
Tampoco proponemos un producto cerrado. La auditoría existe justamente para ver en qué se aparta su proceso del habitual, y el desarrollo se construye sobre esa diferencia. Y si resulta que una herramienta estándar le sirve de sobra, se lo diremos con claridad; el mapa del proceso se lo queda usted en cualquier caso.
Es una pregunta justa, y aquí la responsabilidad importa más que la precisión. Responde una persona, y el sistema está hecho para que pueda hacerlo: un caso dudoso nunca se contabiliza en silencio, pasa a una cola de revisión. La poca confianza no es un error para nosotros, es una ruta. Cerca del 70% pasa directo y una persona revisa el resto; dónde va exactamente esa línea lo decide usted.
Es un requisito habitual y del todo razonable. Adaptamos el montaje a sus reglas de datos: si no puede salir nada, el modelo se instala en local, dentro de su propio perímetro, y los documentos no salen de ahí.
No es raro, y no pasa nada. Integrar sin API es la partida más subestimada de un presupuesto, y por eso la superficie de integración va la primera de los cuatro factores de coste y no damos precio cerrado antes de la auditoría. Se puede trabajar sin API —ficheros, exportaciones, correo—, solo que sale más caro, y conviene saberlo pronto. Por eso, bastante a menudo, le levantamos la API nosotros.
Pasa a menudo, y casi siempre por lo mismo: el piloto se midió sobre el camino feliz y las excepciones se dejaron para después, cuando resulta que las excepciones son la mayor parte del trabajo. Por eso miramos la proporción que sale sin persona en lugar de la precisión de extracción, y acordamos de antemano quién se ocupa del resto y cómo.
No, no va de eso. Lo que desaparece es el retecleo, no las personas: las decisiones siguen en manos de alguien — el documento en disputa, la operación atípica, la conversación con el cliente, la firma bajo los informes. En un proyecto contable, el cierre mensual de un cliente pasó de tres días a cuatro horas, y no porque se prescindiera de nadie, sino porque una persona cualificada dejó de teclear datos a mano. El tiempo que se libera suele ir a crecer: más clientes con el mismo equipo y sin que los costes suban con ellos.
Es una pregunta legítima, y a veces hacerlo por su cuenta es de verdad la respuesta correcta. Lo decimos cuando el volumen no justifica un desarrollo: por debajo de unos 300 documentos al mes la aritmética no suele salir. La calculadora de esta web incluye los costes de operación, así que puede valorarlo antes incluso de hablar con nosotros.
Cambian, y partimos justamente de ahí: aquí el modelo es una pieza reemplazable, no los cimientos. La fuente de verdad es nuestra propia base de datos — el documento, la contraparte, el asiento. El modelo va conectado al lado y lo actualizamos en cuanto sale algo mejor; para usted es mantenimiento planificado, no rehacer el sistema.
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