Para clínicas automatizamos el back office — admisión de pacientes, derivaciones, recordatorios y papeleo administrativo — y nunca decisiones clínicas. Los accesos son por rol, los datos no salen de tu infraestructura, y todo lo que ve el paciente pasa por una persona. En nuestro proyecto de red de clínicas las ausencias bajaron del 20% al 8% y el 50–60% de los contactos se cerraron sin personal.
Formularios, documentos de identidad y datos de seguro se teclean en el EHR a mano, retrasando la atención e invitando a errores.
Las derivaciones y faxes entrantes esperan a que el personal las lea, clasifique y enrute al departamento correcto.
Las ausencias y reprogramaciones consumen tiempo de recepción que debería ir a los pacientes.
La información vive en el EHR, PDFs y portales que no se hablan entre sí.
Lee formularios de recepción, documentos de identidad y tarjetas de seguro y rellena el EHR con verificación humana.
Clasifica derivaciones y faxes entrantes, extrae datos clave y enruta al departamento correcto.
Automatiza confirmaciones de cita, recordatorios y llenado de lista de espera para reducir ausencias.
Mantén los registros consistentes entre EHR, portales y facturación por conexiones seguras y monitoreadas.
de contactos los cierra la IA
Cliente bajo NDA. Las cifras son del propio cliente, comparando los periodos antes y después del lanzamiento.
Este es el proyecto del caso anterior, contado como ocurrió. Una red de cinco clínicas y más de mil personas. Las citas entraban por teléfono, desde la web y desde agregadores, y caían en sitios distintos; los recordatorios salían cuando alguien en recepción tenía un hueco. Uno de cada cinco pacientes no acudía, y el hueco que dejaba se quedaba vacío porque nadie se enteraba a tiempo. Lo desplegamos sede a sede: cada circuito vivía primero en una clínica y solo después pasaba a las otras cuatro.
Teléfono, web, agregadores y recepción escriben en la misma agenda. Con ello desaparecieron las citas duplicadas y el trasvase manual entre sistemas.
Las confirmaciones y los recordatorios salen solos, y una cita anulada se ofrece de inmediato a la lista de espera. Las ausencias bajaron del 20% al 8% y la ocupación de sillón subió un 10–15%.
Citas, cambios, precios, cómo prepararse para una consulta: la mitad rutinaria de las llamadas se resuelve sola y a cualquier hora. El 50–60% de los contactos se cierra sin operador.
La plataforma sabe qué le toca al paciente después — una revisión, una prueba de control, un cribado — y el aviso sale a tiempo en vez de esperar a la siguiente visita.
Los resultados llegan al paciente en cuanto se validan, y con ellos se va la cola del mostrador.
Las reclamaciones se clasifican por tipo y las urgentes se saltan la cola. Las llamadas se puntúan de forma automática, así que un supervisor escucha lo que hace falta y no una muestra al azar.
Tres meses hasta el circuito completo en toda la red. El grueso del esfuerzo no fue la automatización, sino la agenda: cinco sedes tenían cinco maneras distintas de montarla. Las decisiones clínicas nunca estuvieron en el alcance. Lo que se quedó con las personas a propósito: todo lo médico, las reclamaciones sobre el tratamiento en sí y ese 40–50% de contactos que la IA pasa a un operador.
Una o dos semanas. Fija, y se descuenta íntegra del proyecto.
Precio cerrado contra el alcance que produjo la auditoría.
En este proyecto. En nuestros casos, entre dos y cuatro meses.
Uso de modelos e infraestructura más mantenimiento. Se mueve con el volumen.
Construimos agenda, admisión, apoyo a la codificación, facturación y correspondencia. No construimos nada que contribuya a un diagnóstico o a una decisión de tratamiento, y rechazamos ese alcance cuando se nos ofrece.
Los datos del paciente se minimizan en la entrada, se procesan en la región que corresponde y cada acceso queda registrado. Si un flujo no necesita un identificador, no lo recibe.
Todo lo que llega a un paciente o a un pagador lo revisa antes una persona que responde por ello. La automatización prepara; no envía.
La conservación cambia por jurisdicción y por tipo de registro, así que se configura y se aplica en el sistema en vez de describirse en una política.
Leer la derivación entrante, extraer lo que el sistema necesita y señalar lo que falta antes de que llegue a un coordinador.
Recordatorios, recitación y relleno de listas de espera: un número que se mueve sin tocar contenido clínico.
Comprobar la factura contra las reglas del pagador antes de enviarla, y montar el expediente de recurso cuando llega denegada.
Diagnóstico, triaje por gravedad, dosificación y cualquier otro apoyo a la decisión clínica: fuera de alcance, a propósito.
Si vuestros sistemas no tienen API ni motor de integración, presupuestad eso antes que la automatización.
Las notas clínicas manuscritas siguen extrayéndose de forma poco fiable, y no construiríamos un proceso que dependa de ello.
Cada página indica el flujo, los sistemas con los que se integra, cuánto cuesta y cuándo no encaja. Están en inglés.
Collects, checks and files everything a new client has to hand over, and chases whatever is missing.
Sorts mixed incoming documents by type and routes each one to the queue, folder or system that owns it.
Turns sales and support calls into structured notes, objections, next steps and CRM updates.
Sí. Diseñamos según HIPAA y RGPD — minimización de datos, cifrado, controles de acceso, BAAs/DPAs y registro de auditoría. La PHI permanece dentro de tu entorno aprobado.
Tampoco proponemos un producto cerrado. La auditoría existe justamente para ver en qué se aparta su proceso del habitual, y el desarrollo se construye sobre esa diferencia. Y si resulta que una herramienta estándar le sirve de sobra, se lo diremos con claridad; el mapa del proceso se lo queda usted en cualquier caso.
Es una pregunta justa, y aquí la responsabilidad importa más que la precisión. Responde una persona, y el sistema está hecho para que pueda hacerlo: un caso dudoso nunca se contabiliza en silencio, pasa a una cola de revisión. La poca confianza no es un error para nosotros, es una ruta. Cerca del 70% pasa directo y una persona revisa el resto; dónde va exactamente esa línea lo decide usted.
Es un requisito habitual y del todo razonable. Adaptamos el montaje a sus reglas de datos: si no puede salir nada, el modelo se instala en local, dentro de su propio perímetro, y los documentos no salen de ahí.
No es raro, y no pasa nada. Integrar sin API es la partida más subestimada de un presupuesto, y por eso la superficie de integración va la primera de los cuatro factores de coste y no damos precio cerrado antes de la auditoría. Se puede trabajar sin API —ficheros, exportaciones, correo—, solo que sale más caro, y conviene saberlo pronto. Por eso, bastante a menudo, le levantamos la API nosotros.
Pasa a menudo, y casi siempre por lo mismo: el piloto se midió sobre el camino feliz y las excepciones se dejaron para después, cuando resulta que las excepciones son la mayor parte del trabajo. Por eso miramos la proporción que sale sin persona en lugar de la precisión de extracción, y acordamos de antemano quién se ocupa del resto y cómo.
No, no va de eso. Lo que desaparece es el retecleo, no las personas: las decisiones siguen en manos de alguien — el documento en disputa, la operación atípica, la conversación con el cliente, la firma bajo los informes. En un proyecto contable, el cierre mensual de un cliente pasó de tres días a cuatro horas, y no porque se prescindiera de nadie, sino porque una persona cualificada dejó de teclear datos a mano. El tiempo que se libera suele ir a crecer: más clientes con el mismo equipo y sin que los costes suban con ellos.
Es una pregunta legítima, y a veces hacerlo por su cuenta es de verdad la respuesta correcta. Lo decimos cuando el volumen no justifica un desarrollo: por debajo de unos 300 documentos al mes la aritmética no suele salir. La calculadora de esta web incluye los costes de operación, así que puede valorarlo antes incluso de hablar con nosotros.
Cambian, y partimos justamente de ahí: aquí el modelo es una pieza reemplazable, no los cimientos. La fuente de verdad es nuestra propia base de datos — el documento, la contraparte, el asiento. El modelo va conectado al lado y lo actualizamos en cuanto sale algo mejor; para usted es mantenimiento planificado, no rehacer el sistema.
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