Una asesoría contable externa de 10–15 personas con 30–40 clientes en cartera. Los documentos llegaban como podían: por correo, por mensajería, en un lote de escaneos a fin de mes, a veces en papel. El contable abría cada uno, leía la contraparte, el importe, el impuesto y la fecha, y los tecleaba a mano en el sistema contable. Unos doce minutos por documento, y la mitad de ese tiempo no era contabilidad, era reteclado. La conciliación funcionaba igual: el extracto bancario por un lado, el libro por otro, línea a línea y a ojo. Una discrepancia salía al tercer día del cierre y encontrar su causa costaba otro día. Algunos documentos simplemente se perdían entre un buzón y una carpeta y reaparecían un trimestre después. El trabajo de un cliente se repartía por partes entre varias personas en lugar de llevarse de principio a fin, así que un documento que faltaba o una línea sin explicar daban vueltas antes de que alguien respondiera por ellos. El cierre lo limitaban las personas, no los datos: el pico caía en los mismos cinco días de cada mes, y en esos días la asesoría no podía aceptar un cliente nuevo porque no había a quién dárselo.
El mismo stack que en nuestros otros proyectos: Python y Django en el núcleo, PostgreSQL como fuente de verdad del documento, la contraparte y el asiento. No sustituimos el sistema contable: siguió siendo el sistema de registro y de reporting, y la plataforma intercambia datos con él. Un documento entra por una sola vía venga del canal que venga: buzón, mensajería, subida, escaneo. El modelo lee los datos, la plataforma los contrasta con la ficha de la contraparte y con el contrato, puntúa su confianza campo a campo y o bien contabiliza el documento sola, o bien lo deja en una cola para que lo mire una persona. Una confianza baja no es un error, es una ruta.
El orden lo marcó el dinero: primero lo que elimina la introducción manual, después la conciliación, después el reporting.
Un contable cualificado pasaba media jornada reteclando datos sacados de PDF, y era eso —y no la dificultad de la contabilidad— lo que limitaba la capacidad de la asesoría. Por eso el primer circuito fue la entrada y la contabilización, y la conciliación vino después. Los tres meses se fueron sobre todo en el intercambio con el sistema contable y en desentrañar los formatos de los propios documentos: cada cliente tiene los suyos.
Las páginas de servicio explican el método detrás de este proyecto; las de soluciones toman los mismos bloques por separado, cada uno con su alcance y su precio.
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