Pregunte al equipo financiero en qué se va el tiempo con las facturas y pocas veces responderán «en teclear». Se va en el ciclo: abrir el correo, averiguar a qué sociedad y centro de coste corresponde, cuadrar el importe con el pedido, perseguir al aprobador, darse cuenta de que es un duplicado de lo pagado la semana pasada y solo entonces introducirla.
Una automatización que solo hace extracción ataca la parte más pequeña de ese ciclo. Los proyectos que devuelven bien son los que además hacen el cruce, la detección de duplicados, la validación contra política y la contabilización, porque ahí viven los minutos y los errores.
Tomemos una función financiera de tamaño medio: 800 facturas al mes, nueve minutos de media cada una, coste completo de 35 € la hora. Son 120 horas al mes, unos 4.200 €, o cerca de 50.000 € anuales de proceso manual.
Una automatización realista contabiliza directamente en torno al 70% — a menudo más, a veces menos, y en la práctica es el cliente quien decide dónde va la línea entre automático y revisado —, deriva el resto a una persona, y esa persona dedica ahora cuatro minutos a una excepción en vez de nueve minutos a todo. La carga manual cae a unas 25–30 horas al mes. El ahorro ronda los 35.000 € anuales frente a una implantación que cuesta una fracción de eso; por eso es el primer proyecto más frecuente que vemos en finanzas.
Fíjese en lo que el modelo no supone: no supone el 100% de automatización ni que las excepciones salgan gratis. Cualquier cálculo de retorno que suponga alguna de las dos cosas es un cálculo con el que después se discutirá.
La precisión de la extracción se cita en las presentaciones; el ahorro lo determina la tasa de contabilización directa. Un sistema que lee campos con un 99% de acierto pero aun así manda el 60% de las facturas a que una persona confirme le ha ahorrado muy poco.
Esa tasa es sobre todo función de sus reglas, no del modelo. Las facturas que cuadran con un pedido dentro de tolerancia, de un proveedor conocido, por debajo del umbral de aprobación y sin indicios de duplicado pueden contabilizarse solas. Cada una de esas condiciones que no pueda comprobar es una categoría de facturas obligada a pasar por una persona. Por eso la primera pregunta que hacemos no es sobre volúmenes, sino sobre si existen pedidos de compra y si se usan de forma consistente.
Cuatro condiciones separan las implantaciones que cumplen sus números de las que cojean.
Un maestro de proveedores realmente mantenido. El cruce con el proveedor es el primer paso de la cadena, y falla por duplicados y registros obsoletos, no por mal OCR.
Un sistema contable que acepte API o importación. Si la contabilización final se sigue haciendo a mano, ha automatizado la mitad fácil.
Reglas de aprobación escritas. Quién aprueba qué, en qué umbral y qué no debe contabilizarse nunca de forma automática. Si no está escrito, eso mismo se convierte en el proyecto.
Alguien que se haga cargo de las excepciones. Ese 30% aproximado que no pasa directo necesita una mesa. La automatización la hace más pequeña, no innecesaria.
Por debajo de unas 300 facturas al mes la aritmética no suele salir, y una buena plantilla más un proceso disciplinado ganan a la implantación en coste. Si las facturas llegan sobre todo como escaneos en papel de proveedores que no van a cambiar nada, espere una tasa de contabilización directa más baja y planifique la mesa de excepciones antes de firmar.
Y si el problema real es que las aprobaciones tardan tres semanas en volver, la automatización acelerará todo menos lo que de verdad es lento. Eso es un problema de proceso, y lo diremos así en lugar de vender por encima.
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