Закриття місяця за клієнтом займає чотири години замість трьох днів, а документ доходить до проводки за дві хвилини замість дванадцяти.

Бухгалтер високої кваліфікації пів дня передруковував реквізити з PDF.

Аутсорсингова бухгалтерія, 10–15 осіб, 30–40 клієнтів на обслуговуванні. Первинка надходила як доведеться: поштою, у месенджерах, пачкою сканів наприкінці місяця, іноді папером. Бухгалтер відкривав кожен документ, очима витягував контрагента, суму, податок і дату та вносив їх до облікової системи руками. Близько дванадцяти хвилин на документ, і половина цього часу — не бухгалтерія, а передрук. Звірка йшла так само: банківська виписка з одного боку, регістр з іншого, порядково й очима. Розбіжність знаходили на третій день закриття, а на пошук причини йшов ще день. Частина документів просто губилася між поштою та текою і зринала кварталом пізніше. Роботу за клієнтом ділили на частини між кількома людьми, а не вели від початку до кінця, тож відсутній документ чи непояснений рядок встигали походити по колу, перш ніж за них хтось відповідав. Закриття впиралося в людей, а не в дані: пік припадав на одні й ті самі пʼять днів місяця, і в ці дні фірма не могла взяти нового клієнта — його не було кому віддати.

Один вхід для будь-якого документа і звірка, що не чекає закриття.

Той самий стек, що й на решті наших проєктів: Python і Django в ядрі, PostgreSQL як джерело правди щодо документа, контрагента і проводки. Облікову систему ми не міняли — вона лишилася системою запису та звітності, платформа обмінюється з нею даними. Документ потрапляє в один вхід незалежно від каналу: поштова скринька, месенджер, завантаження, скан. Модель витягує реквізити, платформа звіряє їх із карткою контрагента і договором, рахує впевненість за кожним полем і або проводить документ сама, або кладе його в чергу на око людині. Низька впевненість — це не помилка, це маршрут.

Шість контурів за три місяці.

Порядок обирали за грошима: спершу те, що прибирає ручне введення, потім звірка, потім звітність.

До і після.

Вузьким місцем було введення, а не звірка.

Бухгалтер високої кваліфікації витрачав пів дня на передрук реквізитів із PDF, і пропускна спроможність фірми впиралася саме в це, а не у складність обліку. Тому першим контуром зробили прийом і проводку документів, і лише після цього — звірку. Три місяці пішли здебільшого на обмін з обліковою системою та на розбір форм самої первинки: у кожного клієнта вона своя.